Gizlilik Politikası Beyanı

1. Giriş

Robosme'ye hoş geldiniz.

Bu Gizlilik Politikası; Robokobi Bilişim Anonim Şirketi ("Robokobi", "Robosme", "biz", "bize" veya "şirketimiz") tarafından sunulan Robosme platformu, internet siteleri, mobil uygulamalar, API'ler, entegrasyonlar ve bunlarla bağlantılı tüm hizmetleri (birlikte "Hizmetler" olarak anılacaktır) kullanmanız sırasında kişisel verilerin nasıl toplandığını, işlendiğini, saklandığını, korunduğunu, paylaşıldığını ve muhafaza edildiğini açıklamaktadır.

Robosme; kuruluşların müşteri ilişkilerini, satış süreçlerini, pazarlama faaliyetlerini, müşteri hizmetlerini, projelerini, iş süreçlerini ve diğer operasyonel faaliyetlerini güvenli ve yapılandırılabilir bir bulut ortamında yönetmelerini sağlayan bulut tabanlı bir Hizmet Olarak Yazılım (Software as a Service - SaaS) platformudur.

Robokobi olarak, kişisel verilerin korunmasının müşterilerimizin ve kullanıcılarımızın bize duyduğu güvenin temel unsurlarından biri olduğunun bilincindeyiz. Kişisel verileri şeffaf, güvenli ve başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") olmak üzere yürürlükte bulunan veri koruma mevzuatına uygun şekilde işlemeyi taahhüt ediyoruz.

Bu Gizlilik Politikası aşağıdaki konuları açıklamaktadır:

• Hangi bilgileri topladığımız,

• Bu bilgileri hangi amaçlarla kullandığımız,

• Bilgileri nasıl işlediğimiz,

• Bilgileri nasıl koruduğumuz,

• Hangi durumlarda paylaşabileceğimiz,

• Ne kadar süreyle sakladığımız,

• İlgili kişilerin kişisel verilerine ilişkin hakları ve tercihleri.

Bu Gizlilik Politikası aşağıdaki kanallar aracılığıyla gerçekleştirilen veri işleme faaliyetleri için geçerlidir:

• Robosme web uygulaması,

• Robosme mobil uygulamaları,

• Robosme internet sitesi,

• Robosme API'leri,

• müşteri portalları,

• müşteri destek hizmetleri,

• isteğe bağlı üçüncü taraf entegrasyonları,

• bu Gizlilik Politikası'na atıfta bulunan diğer Robokobi hizmetleri.

Hizmetlerin bazı özellikleri kapsamında müşteriler; Google Workspace, Microsoft 365, Microsoft Exchange, LinkedIn ve desteklenen diğer üçüncü taraf iş uygulamalarını Robosme ile entegre edebilir. Bu entegrasyonlar etkinleştirildiğinde Robosme, yalnızca müşteri veya yetkilendirilmiş kullanıcı tarafından izin verilen ve talep edilen işlevlerin yerine getirilmesi için gerekli olan verileri işler.

Hizmetleri kullanmanız, bu Gizlilik Politikası'nı okuduğunuzu, anladığınızı ve burada belirtilen uygulamaları kabul ettiğinizi ifade eder.

2. Kapsam

Bu Gizlilik Politikası aşağıdaki kişi gruplarına ilişkin kişisel verilerin işlenmesini kapsar:

• internet sitesi ziyaretçileri,

• potansiyel müşteriler,

• deneme (trial) kullanıcıları,

• müşteriler,

• müşteri yöneticileri,

• yetkilendirilmiş kullanıcılar,

• mobil uygulama kullanıcıları,

• API kullanıcıları,

• üçüncü taraf hizmetleri Robosme'ye bağlayan kullanıcılar,

• satış, destek, eğitim, kurulum (onboarding) veya diğer ticari süreçler kapsamında Robokobi ile iletişime geçen kişiler.

Bu Gizlilik Politikası; Hizmetlere web tarayıcısı, mobil uygulama, API veya desteklenen diğer erişim yöntemleri üzerinden erişilmesi durumlarının tamamı için geçerlidir.

Bu Gizlilik Politikası aşağıdaki durumları kapsamaz:

• Robokobi tarafından işletilmeyen üçüncü taraf internet siteleri veya hizmetleri,

• müşteriler tarafından kullanılan ancak bağımsız olarak işletilen üçüncü taraf uygulamalar,

• başka bir kuruluşun gizlilik politikası kapsamında işlenen veriler,

• ayrı bir gizlilik bildirimi kapsamında sunulan hizmetler.

Müşterilerin üçüncü taraf hizmetleri Robosme'ye bağlaması halinde, ilgili hizmet sağlayıcılarının veri işleme faaliyetleri kendi gizlilik politikaları ve kullanım şartlarına tabidir. Bu Gizlilik Politikası yalnızca Robokobi tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerini kapsar.

3. Tanımlar

Bu Gizlilik Politikasında aşağıdaki tanımlar kullanılmıştır.

Hesap

Bir kullanıcının Hizmetlere erişebilmesi amacıyla oluşturulan kullanıcı hesabıdır.

Yetkilendirilmiş Kullanıcı

Bir müşteri tarafından kendi kuruluşu adına Hizmetleri kullanması için yetkilendirilmiş gerçek kişidir.

Müşteri

Hizmetlere abone olan veya Hizmetlerden yararlanan tüzel kişi, kurum, kuruluş veya işletmedir.

Müşteri Verisi

Müşteriler veya Yetkilendirilmiş Kullanıcılar tarafından Hizmetler kapsamında oluşturulan, girilen, yüklenen, içe aktarılan, senkronize edilen, iletilen, saklanan veya başka herhangi bir şekilde işlenen her türlü veri, kayıt, belge, dosya, ileti, ek, yapılandırma ve diğer bilgilerdir.

Müşteri Verileri; CRM kayıtları, firmalar, kişiler, aday müşteriler (Lead), fırsatlar, aktiviteler, e-postalar, takvim kayıtları, görevler, belgeler, notlar, ek dosyalar, iş akışları, özel varlıklar (Custom Entities) ve müşteri tarafından oluşturulan diğer ticari bilgileri içerebilir.

Müşteri Verileri; hizmetlerin yönetimi, güvenliği, izlenmesi, bakımının yapılması veya geliştirilmesi amacıyla Robokobi tarafından oluşturulan operasyonel sistem verilerini kapsamaz.

Entegrasyon Verisi

Müşteri tarafından talep edilen işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla Robosme ile yetkilendirilmiş üçüncü taraf hizmetler arasında aktarılan verilerdir.

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin, yürürlükteki veri koruma mevzuatı kapsamında kişisel veri olarak kabul edilen her türlü bilgidir.

Veri İşleme

Kişisel Veriler veya Müşteri Verileri üzerinde otomatik veya manuel yollarla gerçekleştirilen; toplama, kaydetme, düzenleme, saklama, değiştirme, görüntüleme, kullanma, senkronizasyon, aktarma, paylaşma, sınırlama, silme, yok etme veya benzeri her türlü işlemdir.

Hizmetler

Robokobi tarafından sunulan ve bu Gizlilik Politikası'na atıfta bulunan Robosme platformu, internet siteleri, mobil uygulamalar, API'ler, entegrasyonlar, müşteri portalları, destek hizmetleri ve diğer ilgili ürün ve hizmetlerdir.

Üçüncü Taraf Hizmetler

Google Workspace, Microsoft 365, Microsoft Exchange, LinkedIn ve desteklenen diğer kimlik doğrulama sağlayıcıları, bulut hizmetleri veya iş uygulamaları gibi Robosme ile entegre edilebilen üçüncü taraf sistemlerdir.

4. Topladığımız Bilgiler

Topladığımız bilgi türleri; Hizmetlerin kullanım şekline, müşteri tarafından etkinleştirilen özelliklere ve yetkilendirilen üçüncü taraf entegrasyonlarına göre değişiklik gösterebilir.

4.1 Tarafınızca Sağlanan Bilgiler

Tarafınızca gönüllü olarak sağlanan aşağıdaki bilgi kategorilerini toplayabiliriz:

• Hesap oluşturma bilgileri,

• Profil bilgileri,

• İletişim bilgileri,

• Hizmetlere girilen Müşteri Verileri,

• Robokobi ile yapılan yazışmalar,

• Destek talepleri,

• Geri bildirimler ve anket yanıtları,

• Belgeler ve dosya ekleri,

• Formlar veya müşteri portalları aracılığıyla iletilen bilgiler.

Robosme ortamında saklanan Müşteri Verilerinin türü ve kapsamı tamamen müşteri tarafından belirlenmektedir.

4.2 Otomatik Olarak Toplanan Bilgiler

Hizmetleri kullandığınızda, hizmetlerin güvenli, kesintisiz ve verimli şekilde sunulabilmesi amacıyla belirli teknik ve operasyonel bilgiler otomatik olarak toplanabilir. Bunlar arasında aşağıdakiler yer alabilir:

• IP adresi,

• Tarayıcı türü ve sürümü,

• Cihaz bilgileri,

• İşletim sistemi bilgileri,

• Dil tercihleri,

• Erişim tarih ve saati,

• Oturum bilgileri,

• Kimlik doğrulama kayıtları,

• Hata kayıtları,

• Performans ve tanılama bilgileri.

Bu bilgiler öncelikle Hizmetlerin işletilmesi, güvenliğinin sağlanması, teknik sorunların giderilmesi ve performansının iyileştirilmesi amacıyla kullanılmaktadır.

4.3 Üçüncü Taraf Hizmetlerden Alınan Bilgiler

Bir müşteri desteklenen üçüncü taraf hizmetlerinden birini Robosme ile entegre ettiğinde, Robosme ilgili hizmetten talep edilen işlevlerin yerine getirilebilmesi için gerekli olan bilgileri alabilir.

Entegrasyona bağlı olarak aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

• Kullanıcı profil bilgileri,

• E-posta içerikleri ve ilgili meta veriler,

• Takvim kayıtları,

• Kişiler,

• Görevler,

• Dosya referansları veya ekler,

• Kimlik doğrulama bilgileri,

• Kurumsal organizasyon bilgileri.

İşlenen veri kategorileri, müşteri veya yetkilendirilmiş kullanıcı tarafından verilen izinlere ve ilgili entegrasyonun teknik yeteneklerine bağlı olarak değişiklik gösterebilir.

Robosme, müşteri veya yetkilendirilmiş kullanıcı tarafından açık şekilde yetkilendirilmediği sürece üçüncü taraf hizmetlerde bulunan verilere erişmez.

4.4 Çerezler ve Benzeri Teknolojiler

Robosme; kimlik doğrulama, güvenlik, oturum yönetimi ve Hizmetlerin sağlıklı şekilde çalışabilmesi amacıyla gerekli olan çerezleri ve benzeri teknolojileri kullanmaktadır.

Pazarlama amaçlı internet sitemizde ise ziyaretçi deneyimini geliştirmek ve internet sitesinin kullanımını analiz edebilmek amacıyla analitik teknolojiler kullanılabilir.

Çerezlere ilişkin ayrıntılı bilgiler bu Gizlilik Politikasının ilgili bölümünde açıklanmaktadır.

5. Bilgileri Kullanma Amaçlarımız

Kişisel Verileri ve Müşteri Verilerini yalnızca Hizmetleri sunmak, sürdürmek, güvenliğini sağlamak, geliştirmek veya yürürlükteki yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla gerekli olduğu ölçüde işleriz.

İşleme amaçlarımız arasında aşağıdakiler yer alabilir:

• Hizmetlerin sunulması ve işletilmesi,

• Kullanıcı kimlik doğrulamasının gerçekleştirilmesi,

• Kullanıcı hesaplarının yönetilmesi,

• Talep edilen özelliklerin sağlanması,

• Yetkilendirilmiş üçüncü taraf entegrasyonlarının senkronizasyonunun gerçekleştirilmesi,

• Müşteri destek hizmetlerinin sunulması,

• Kullanıcı taleplerinin yanıtlanması,

• Hizmetlere ilişkin bilgilendirmelerin yapılması,

• Güvenlik olaylarının izlenmesi ve yetkisiz erişimlerin tespit edilmesi,

• Teknik problemlerin araştırılması,

• Hizmet sürekliliğinin sağlanması,

• Dolandırıcılık, kötüye kullanım veya yetkisiz kullanımın önlenmesi,

• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• Hizmetlerin performansının, güvenliğinin ve işlevselliğinin geliştirilmesi.

Robokobi;

• Kişisel Verileri satmaz.

• Müşteri Verilerini reklam amacıyla kullanmaz.

• Google Workspace veya Microsoft 365 entegrasyonları aracılığıyla elde edilen Müşteri Verilerini yapay zekâ veya makine öğrenmesi modellerini eğitmek amacıyla kullanmaz.

Müşteri Verileri yalnızca müşteri tarafından yetkilendirilen amaçlar ve Hizmetlerin sunulması için gerekli olduğu ölçüde işlenmektedir.

6. Veri İşlemenin Hukuki Sebepleri

Kişisel Verilerin işlenmesi sırasında uygulanacak hukuki sebep, ilgili veri işleme faaliyetinin niteliğine göre değişmektedir.

Başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile uygulanabilir diğer veri koruma mevzuatı kapsamında Robokobi, kişisel verileri aşağıdaki hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanarak işleyebilir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması,

• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• Robokobi'nin veya müşterilerinin meşru menfaatleri kapsamında veri işlemenin zorunlu olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemesi,

• İlgili kişinin açık rızasının bulunması (mevzuat gerektiriyorsa).

Hangi hukuki sebebin uygulanacağı; veri işleme amacına, müşteri ile Robokobi arasındaki ilişkiye ve ilgili mevzuata göre belirlenmektedir.

7. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Rolleri

Robosme, kuruluşların kendi ticari faaliyetlerini yönetebilmeleri amacıyla geliştirilmiş kurumsal bir iş yazılımı platformudur.

Robosme üzerinde işlenen Müşteri Verilerinin büyük bölümü bakımından;

• Müşteri, KVKK kapsamındaki Veri Sorumlusu (veya ilgili mevzuattaki eşdeğer sıfatı),

• Robokobi ise Veri İşleyen sıfatıyla hareket eder.

Bu kapsamda müşteri;

• hangi verilerin işleneceğini,

• hangi kişilere ait verilerin sisteme aktarılacağını,

• sistem yapılandırmasını,

• kullanıcı yetkilendirmelerini,

• Müşteri Verilerinin yönetimini

belirleyen taraftır.

Robokobi, Müşteri Verilerini yalnızca;

• Hizmetleri sunmak,

• Hizmetleri güvenli şekilde işletmek,

• Destek sağlamak,

• Bakım ve geliştirme faaliyetlerini yürütmek,

• Yasal yükümlülüklerini yerine getirmek

amacıyla ve müşterinin talimatları doğrultusunda işler.

Bununla birlikte; hesap yönetimi, faturalandırma, müşteri destek süreçleri, güvenlik kayıtları, mevzuata uyum ve Hizmetlerin işletilmesi amacıyla Robokobi tarafından doğrudan işlenen kişisel veriler bakımından Robokobi Veri Sorumlusu sıfatıyla hareket etmektedir.

8. Google Workspace Entegrasyonu

8.1 Genel Bakış

Robosme, isteğe bağlı olarak Google Workspace hizmetleriyle entegrasyon sağlayabilir.

Bu entegrasyon yalnızca müşteri veya yetkilendirilmiş kullanıcı tarafından Google'ın kimlik doğrulama ve yetkilendirme süreci aracılığıyla açık şekilde yetkilendirilmesi halinde etkinleştirilir.

Verilen izinlere bağlı olarak Robosme aşağıdaki Google Workspace verilerine erişebilir:

• Gmail e-postaları ve ilgili meta veriler,

• Google Takvim kayıtları,

• Google Kişiler,

• Desteklenen özelliklerle ilişkili Google Drive dosyaları veya ekleri,

• Kimlik doğrulama amacıyla kullanılan temel Google hesap bilgileri.

Robosme yalnızca müşteri tarafından talep edilen işlevlerin yerine getirilebilmesi için gerekli olan verilere erişir.

Erişim yetkileri, kullanıcı tarafından OAuth yetkilendirme sürecinde onaylanan izin kapsamları (OAuth izin kapsamları) ile sınırlıdır.

Müşteriler Google Workspace erişimini diledikleri zaman Google Hesap ayarlarından veya Robosme içerisindeki entegrasyonu kaldırarak iptal edebilir.

8.2 Google API Servisleri Kullanıcı Verileri

Robosme'nin Google API'leri aracılığıyla elde ettiği veriler yalnızca müşteri tarafından talep edilen kullanıcı odaklı işlevlerin sunulması amacıyla işlenmektedir.

Google API verilerine erişim;

• yalnızca müşteri veya yetkilendirilmiş kullanıcı tarafından verilen izinlerle,

• yalnızca gerekli olduğu ölçüde,

• yalnızca talep edilen işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla

gerçekleştirilir.

Robokobi, Google Workspace verilerini;

• genel amaçlı yapay zekâ modellerini geliştirmek veya eğitmek,

• genel amaçlı makine öğrenmesi modellerini geliştirmek veya eğitmek,

• reklam profilleri oluşturmak,

• hedefli reklam sunmak,

• satmak veya ticari olarak dağıtmak,

• talep edilen işlev dışında başka amaçlarla işlemek

amacıyla kullanmaz.

Google API verileri uygun teknik ve idari güvenlik tedbirleriyle korunmaktadır.

8.3 Google API Hizmetleri Limited Use (Sınırlı Kullanım) Bildirimi

Robokobi'nin Google API'lerinden elde edilen bilgileri kullanımı ve üçüncü taraflara aktarımı, Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası kapsamındaki "Limited Use (Sınırlı Kullanım)" hükümlerine uygundur.

Google Workspace API'leri aracılığıyla elde edilen bilgiler yalnızca müşteriler tarafından talep edilen kullanıcı odaklı özelliklerin sunulması veya geliştirilmesi amacıyla kullanılmakta olup, Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası tarafından yasaklanan hiçbir amaç için kullanılmamaktadır.

9. Microsoft 365 ve Microsoft Exchange Entegrasyonu

9.1 Microsoft 365 ve Microsoft Exchange Entegrasyonu

Robosme, isteğe bağlı olarak Microsoft 365 ve Microsoft Exchange hizmetleri ile entegrasyon sağlayabilir.

Bu entegrasyonlar yalnızca müşteri veya yetkilendirilmiş kullanıcı tarafından Microsoft'un kimlik doğrulama ve yetkilendirme süreci aracılığıyla açıkça yetkilendirildiğinde etkinleştirilir.

Verilen izinlere bağlı olarak Robosme aşağıdaki bilgileri işleyebilir:

• E-posta içerikleri ve ilgili meta veriler,

• Takvim kayıtları,

• Kişiler,

• Görevler,

• Kimlik doğrulama amacıyla kullanılan kullanıcı profil bilgileri,

• Etkinleştirilen senkronizasyon özelliklerinin çalışması için gerekli diğer bilgiler.

Robosme, Microsoft hizmetlerine yalnızca müşteri tarafından talep edilen işlevlerin yerine getirilebilmesi amacıyla erişmektedir.

Erişim yetkileri, yetkilendirme sürecinde kullanıcı tarafından verilen izinlerle sınırlıdır. Müşteriler diledikleri zaman yetkilendirmeyi iptal edebilir veya bağlı Microsoft hesaplarını Robosme'den kaldırabilir.

9.2 Microsoft Verilerinin İşlenmesi

Microsoft 365 ve Microsoft Exchange entegrasyonları aracılığıyla elde edilen bilgiler yalnızca müşteri tarafından talep edilen kullanıcı odaklı işlevlerin sağlanması amacıyla işlenmektedir.

Robokobi, Microsoft hizmetlerinden elde edilen verileri;

• Genel amaçlı yapay zekâ modellerini geliştirmek veya eğitmek,

• Genel amaçlı makine öğrenmesi modellerini geliştirmek veya eğitmek,

• Reklam profilleri oluşturmak,

• Hedefli reklam sunmak,

• Satmak veya ticari olarak dağıtmak,

• Talep edilen işlevler dışında herhangi bir amaçla işlemek

amacıyla kullanmaz.

Microsoft verilerine erişim yalnızca yetkilendirilen işlevlerle sınırlıdır ve uygun teknik ve idari güvenlik önlemleri ile korunmaktadır.

10. LinkedIn Entegrasyonu

Robosme, isteğe bağlı olarak LinkedIn ile kimlik doğrulama ve desteklenen diğer işlevler kapsamında entegrasyon sağlayabilir.

Bu entegrasyon etkinleştirildiğinde Robosme yalnızca kullanıcı tarafından yetkilendirilen ve ilgili işlevlerin yerine getirilmesi için gerekli olan bilgileri işler.

LinkedIn üzerinden erişilebilecek veri kategorileri, kullanıcının verdiği izinlere ve LinkedIn platform politikalarına bağlı olarak değişiklik gösterebilir.

Robokobi, kullanıcı tarafından açık şekilde yetkilendirilmedikçe LinkedIn verilerine erişmez.

11. Yapay Zekâ

Robosme, kullanıcıların Hizmetler kapsamında gerçekleştirdiği işlemleri desteklemek amacıyla yapay zekâ ("AI") özellikleri sunabilir.

Yapay zekâ özelliklerinin kullanılması halinde ilgili bilgiler yalnızca müşteri veya yetkilendirilmiş kullanıcı tarafından talep edilen özelliğin sağlanması amacıyla işlenmektedir.

Robokobi;

• Müşteri Verilerini,

• Google Workspace verilerini,

• Microsoft 365 veya Microsoft Exchange verilerini

genel amaçlı yapay zekâ veya makine öğrenmesi modellerini geliştirmek ya da eğitmek amacıyla kullanmaz.

Yapay zekâ özelliklerinin kullanılması, Müşteri Verileri üzerindeki mülkiyet veya kontrol haklarını değiştirmez.

Müşteri Verileri müşteriye ait olmaya devam eder ve yalnızca bu Gizlilik Politikası ile müşterinin talimatları doğrultusunda işlenir.

12. Veri Saklama

12.1 Müşteri Verilerinin Saklanması

Robokobi, Kişisel Verileri ve Müşteri Verilerini yalnızca;

• Hizmetleri sunmak,

• Sözleşmesel yükümlülüklerini yerine getirmek,

• Yasal yükümlülüklere uymak,

• Olası uyuşmazlıkları çözmek,

• Sözleşmeden doğan haklarını korumak

amacıyla gerekli olduğu süre boyunca saklamaktadır.

Aksi yasal olarak zorunlu olmadıkça veya müşteri ile farklı şekilde kararlaştırılmadıkça Müşteri Verileri aşağıda açıklanan saklama esaslarına göre muhafaza edilir.

12.2 Aboneliğin Sona Ermesi

Müşteri ile farklı bir sözleşme yapılmadığı sürece;

• Müşteri Verileri abonelik süresi boyunca erişilebilir durumda tutulur.

• Aboneliğin sona ermesinden sonra veriler 30 günlük ek kullanım (grace period) süresi boyunca erişilebilir olmaya devam eder.

• Bu sürenin sonunda müşteri erişimi durdurulur ve Müşteri Verileri veri dışa aktarımı veya hesap kurtarma işlemlerini desteklemek amacıyla 30 gün daha saklanır.

12.3 Mantıksal Silme (Soft Delete)

Yanlışlıkla veri kaybını önlemek amacıyla Robosme içerisindeki birçok kayıt ilk aşamada mantıksal silme (Soft Delete) yöntemiyle silinir.

Mantıksal olarak silinen kayıtlar normal kullanıcı erişimine kapatılır; ancak ilgili özelliğin desteklediği süre boyunca geri yüklenebilir durumda tutulabilir.

Bununla birlikte;

• sistem kayıtları,

• ilişki kayıtları,

• geçici veriler,

• operasyonel kayıtlar

gibi bazı kayıt türleri, teknik gereklilikler nedeniyle doğrudan kalıcı olarak silinebilir.

12.4 Kalıcı Silme

İlgili saklama süresinin sona ermesiyle birlikte Müşteri Verileri aktif üretim ortamlarından kalıcı olarak silinir.

Ancak;

• kimlik doğrulama kayıtları,

• güvenlik kayıtları,

• denetim kayıtları,

• operasyonel loglar

gibi bazı kayıtlar; güvenliğin sağlanması, dolandırıcılığın önlenmesi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya Hizmetlerin bütünlüğünün korunması amacıyla daha uzun süre saklanabilir.

12.5 Yedeklerin Saklanması

Silinen verilerin yedek kopyaları, Robokobi'nin yedekleme politikaları kapsamında güvenli yedekleme sistemlerinde en fazla 7 gün daha tutulabilir.

Bu sürenin sonunda ilgili yedekler otomatik olarak silinir.

13. Veri Güvenliği

13.1 Güvenlik Önlemleri

Robokobi, Kişisel Verileri ve Müşteri Verilerini yetkisiz erişime, yetkisiz açıklamaya, değiştirmeye, silinmeye veya kazara veri kaybına karşı koruyabilmek amacıyla uygun idari, teknik ve organizasyonel güvenlik tedbirlerini uygulamaktadır.

Bu kapsamda alınan önlemler arasında uygun olduğu ölçüde aşağıdakiler bulunmaktadır:

• Kimlik doğrulama ve erişim kontrolleri,

• Veri iletiminde sektör standartlarına uygun şifreleme yöntemlerinin kullanılması,

• Microsoft Azure üzerinde barındırılan güvenli bulut altyapısı,

• Rol bazlı yetkilendirme,

• Denetim (Audit) ve güvenlik kayıtlarının tutulması,

• Güvenlik izleme ve olay tespit mekanizmaları,

• Yedekleme ve felaket kurtarma süreçleri,

• Düzenli bakım ve güvenlik güncellemeleri.

Bununla birlikte hiçbir elektronik iletişim yöntemi veya elektronik veri saklama sistemi tamamen güvenli olarak garanti edilemez.

Müşteriler;

• hesap bilgilerinin gizliliğini korumaktan,

• kullanıcı erişimlerini doğru şekilde yönetmekten,

• kendi organizasyonları içerisindeki yetkilendirmeleri uygun şekilde yapılandırmaktan

sorumludur.

13.2 Uluslararası Veri İşleme

Robosme, Microsoft Azure bulut altyapısı üzerinde çalışmaktadır.

Müşterinin bulunduğu ülkeye bağlı olarak Kişisel Veriler ve Müşteri Verileri, Robokobi'nin, hizmet sağlayıcılarının veya bulut altyapısı sağlayıcılarının faaliyet gösterdiği farklı ülkelerde işlenebilir.

Kişisel Verilerin yurt dışına aktarılmasının gerekli olduğu durumlarda Robokobi, yürürlükte bulunan veri koruma mevzuatı ile KVKK kapsamında öngörülen teknik, idari ve sözleşmesel güvenlik tedbirlerini uygulamayı taahhüt eder. Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması gereken durumlarda, aktarım işlemleri yürürlükte bulunan KVKK hükümleri ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları doğrultusunda gerçekleştirilir.

_{14. Çerezler ve Benzeri Teknolojiler}

Robosme, Hizmetlerin güvenli, verimli ve kesintisiz şekilde sunulabilmesi amacıyla çerezler (cookie) ve benzeri teknolojiler kullanmaktadır.

Bu teknolojiler aşağıdaki amaçlarla kullanılabilir:

• Kullanıcı kimlik doğrulamasının gerçekleştirilmesi,

• Güvenli kullanıcı oturumlarının sürdürülmesi,

• Kullanıcı tercih ve ayarlarının hatırlanması,

• Yetkisiz erişim girişimlerinin tespit edilmesi ve platform güvenliğinin sağlanması,

• Hizmetlerin teknik olarak çalıştırılması.

Robosme üzerinden sunulan Hizmetlerde reklam amaçlı çerezler kullanılmamaktadır.

Robosme'nin kamuya açık internet sitesi ise ziyaretçi davranışlarını analiz etmek ve internet sitesinin performansını iyileştirmek amacıyla analitik teknolojiler kullanabilir.

Robokobi, Hizmetler kapsamında işlenen Müşteri Verilerini reklam amacıyla kullanmaz.

Kullanıcılar internet tarayıcıları üzerinden çerez tercihlerini yönetebilir veya çerezleri devre dışı bırakabilir. Ancak bazı çerezlerin devre dışı bırakılması Hizmetlerin belirli özelliklerinin düzgün çalışmamasına neden olabilir.

15. Mobil Uygulama İzinleri

Robosme mobil uygulamasını kullanan müşteriler için uygulama, talep edilen işlevleri yerine getirebilmek amacıyla belirli cihaz özelliklerine erişim izni isteyebilir.

Kullanılan özelliklere bağlı olarak aşağıdaki izinler talep edilebilir:

Kamera

Profil fotoğrafı çekmek, kartvizit taramak, belge görüntülemek veya müşteri tarafından kullanılan diğer özellikleri desteklemek amacıyla kullanılabilir.

Fotoğraf Galerisi / Medya Depolama

Fotoğraf, belge veya diğer dosyaların sisteme yüklenebilmesi ve kayıtlara eklenebilmesi amacıyla kullanılabilir.

Bildirimler

Aktivite hatırlatmaları, iş akışı bildirimleri, görev atamaları, onay süreçleri, mesajlar ve diğer hizmet bildirimlerinin kullanıcıya iletilebilmesi amacıyla kullanılabilir.

Kişiler

Müşteri tarafından yetkilendirilmesi halinde kişi senkronizasyonu yapılabilmesi veya kişi seçim işlemlerinin kolaylaştırılması amacıyla kullanılabilir.

Takvim

Takvim kayıtlarının desteklenen takvim hizmetleri ile senkronize edilebilmesi amacıyla kullanılabilir.

Konum

Müşteri tarafından etkinleştirilen konum tabanlı özelliklerde;

• ziyaret kayıtları,

• saha faaliyetleri,

• konum doğrulama işlemleri,

• konuma bağlı iş süreçleri

gibi özelliklerin çalıştırılması amacıyla kullanılabilir.

Telefon

Desteklenen cihazlarda iş amaçlı arama özelliklerinin kullanılabilmesi ve gerçekleştirilen telefon görüşmelerine ilişkin aktivite kayıtlarının Robosme içerisine kaydedilebilmesi amacıyla kullanılabilir.

Robosme;

• telefon görüşmelerini kaydetmez,

• görüşme içeriklerine erişmez,

• işletim sisteminin açıkça izin vermediği hiçbir telefon verisine erişmez.

Tüm izinler yalnızca ilgili özelliğin çalıştırılması gerektiğinde talep edilir.

Kullanıcılar cihazlarının işletim sistemi ayarları üzerinden bu izinleri diledikleri zaman verebilir, reddedebilir veya geri alabilir.

Robokobi yalnızca müşteri veya yetkilendirilmiş kullanıcı tarafından izin verilen cihaz özelliklerine erişir ve bu izinleri yalnızca talep edilen işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla kullanır.

Mobil cihaz izinleri kapsamında elde edilen bilgiler bu Gizlilik Politikası doğrultusunda işlenmekte olup satılmaz ve reklam amacıyla kullanılmaz.

16. Gizlilik Haklarınız

Bulunduğunuz ülke ve uygulanabilir veri koruma mevzuatına bağlı olarak kişisel verileriniz üzerinde çeşitli haklara sahip olabilirsiniz.

Türkiye'de bulunan ilgili kişiler bakımından bu haklar başta 6698 sayılı KVKK'nın 11. maddesi olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında kullanılabilir.

Bu kapsamda sahip olabileceğiniz haklar arasında aşağıdakiler yer alabilir:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,

• Eksik veya yanlış işlenen kişisel verilerin düzeltilmesini isteme,

• Mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme,

• Yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• Kanuna aykırı veri işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme,

• Uygulanabilir mevzuat kapsamında veri taşınabilirliğini talep etme,

• Açık rızaya dayalı veri işleme faaliyetlerinde açık rızanızı geri çekme,

• Yetkili veri koruma otoritelerine başvuruda bulunma.

Robokobi'nin yalnızca Veri İşleyen sıfatıyla hareket ettiği durumlarda, Müşteri Verilerine ilişkin talepler öncelikle ilgili Veri Sorumlusu olan müşteriye yönlendirilmelidir.

Robokobi, yasal veya sözleşmeye dayalı yükümlülükleri kapsamında müşterilerine gerekli desteği sağlayacaktır.

Robokobi tarafından Veri Sorumlusu sıfatıyla işlenen kişisel verilere ilişkin talepler ise bu Politikanın sonunda yer alan iletişim bilgileri kullanılarak iletilebilir.

17. Müşterilerin Sorumlulukları

Müşteriler, Robosme Hizmetlerini kullanırken yürürlükte bulunan tüm mevzuata uygun hareket etmekten sorumludur.

Bu kapsamda müşteriler özellikle;

• kişisel verilerin işlenmesine ilişkin hukuki sebebi belirlemek,

• gerekli aydınlatma yükümlülüklerini yerine getirmek,

• gerekli açık rızaları almak (gerekiyorsa),

• kullanıcı yetkilendirmelerini doğru yapılandırmak,

• kullanıcı hesaplarını yönetmek,

• sisteme girilen Müşteri Verilerinin doğruluğunu sağlamak,

• KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun hareket etmek

ile yükümlüdür.

Müşteriler ayrıca kendi Robosme ortamındaki yetkilendirilmiş kullanıcıların gerçekleştirdiği işlemlerden sorumludur.

18. Üçüncü Taraf Hizmetler

Robosme, üçüncü taraf hizmetlerle entegrasyon sağlayabilir veya bu hizmetlere erişim sunabilir.

Bu hizmetlerin kullanımı ilgili üçüncü taraf sağlayıcının kendi;

• gizlilik politikalarına,

• kullanım şartlarına,

• güvenlik uygulamalarına

tabidir.

Robokobi, sahip olmadığı veya kontrol etmediği üçüncü taraf hizmetlerin içeriklerinden, güvenliğinden veya gizlilik uygulamalarından sorumlu değildir.

Müşterilerin entegrasyonları etkinleştirmeden önce ilgili üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarının gizlilik dokümanlarını incelemeleri tavsiye edilir.

19. Çocukların Gizliliği

Robosme kurumsal kullanım amacıyla geliştirilmiş bir iş yazılımıdır.

Hizmetler, yürürlükteki mevzuata göre kişisel verilerinin işlenmesine geçerli şekilde onay verebilecek yaşın altındaki çocuklara yönelik değildir.

Robokobi, çocuklardan bilerek doğrudan kişisel veri toplamaz.

Yürürlükteki mevzuata aykırı şekilde çocuklara ait kişisel verilerin işlendiğinin tespit edilmesi halinde, uygun olduğu ölçüde söz konusu verilerin silinmesi için gerekli işlemler gerçekleştirilecektir.

20. Bu Gizlilik Politikasındaki Değişiklikler

Robokobi; Hizmetlerde meydana gelen değişiklikler, yasal düzenlemeler, iş süreçleri veya gizlilik uygulamalarındaki gelişmelere bağlı olarak bu Gizlilik Politikasını zaman zaman güncelleyebilir.

Önemli değişiklikler yapılması halinde bu Politikanın başında yer alan "Son Güncelleme" tarihi güncellenecektir.

Yürürlükteki mevzuatın gerektirdiği durumlarda müşteriler veya kullanıcılar uygun iletişim kanalları aracılığıyla bilgilendirilecektir.

Yasal olarak farklı bir onay yöntemi gerekmediği sürece, güncellenmiş Gizlilik Politikasının yürürlüğe girmesinden sonra Hizmetlerin kullanılmaya devam edilmesi güncellenen Politikanın kabul edildiği anlamına gelir.

21. İletişim Bilgileri

Bu Gizlilik Politikası veya kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin her türlü soru, talep veya başvuru için aşağıdaki iletişim bilgilerini kullanabilirsiniz.

Tüzel Kişi‍
‍‍Robokobi Bilişim Anonim Şirketi

Ticari Ürün
‍Robosme

Kayıtlı Adres
1Biruni Teknopark, İstanbul / Türkiye

Kuruluş Ülkesi
‍‍Türkiye Cumhuriyeti

İnternet Sitesi
https://www.robosme.com

Gizlilik İletişim E-posta Adresi
1help@robosme.com